5 tips voor efficiënter werken

Efficiëntie of effectiviteit?

De begrippen worden vaak door elkaar gebruikt, maar er is wel degelijk een verschil.

Effectiviteit betekent de juiste dingen doen, zodat je de doelen haalt die je jezelf gesteld hebt. Mensen zijn vaak veel tijd kwijt met taken die ze eigenlijk niet moeten doen. Effectiviteit begint dus met het scheiden van hoofd- en bijzaken.

Efficiëntie betekent dat je iets snel en adequaat doet: je tijdens je taak niet laten afleiden door zijwegen. Makkelijker gezegd dan gedaan.

5 tips voor efficient werken

5 tips om efficiënter te werken

  1. Stop met multitasken. Multitasken bestaat eigenlijk niet. Mensen die beweren dit toch regelmatig te doen, zijn eigenlijk aan het switchtasken: snel wisselen van diverse taken. Deze manier van werken put de hersenen uit en zorgt voor meer stress. De eerste tip is daarom te starten met monotasken
  2. Ruim je bureau op. Je bureau opruimen lijkt misschien tijdverspilling, maar georganiseerd kunnen werken is essentieel voor efficiëntie. Prik elke week een vast moment voor losse klusjes als opruimen, archiveren en declareren. Bijvoorbeeld een stille vrijdagmiddag, zodat je bijgewerkt het weekend in gaat.
  3. Leer “nee” zeggen. Als je altijd “ja” zegt op verzoeken, zal het werk zich opstapelen en is er nooit genoeg tijd om opdrachten af te krijgen. Vind je “nee” zeggen moeilijk? Vraag dan om bedenktijd als iemand een verzoek bij je neerlegt of kom met een alternatief voorstel om die persoon te helpen, bijvoorbeeld door te verwijzen naar een collega die op dat moment meer tijd heeft.
  4. Niet alles hoeft perfect. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je in het kader van efficiëntie je werk gaat afraffelen. En perfectionisme is op bepaalde moment precies wat je nodig hebt om je carrière verder te helpen. Maar…perfect is niet noodzakelijk voor al je bezigheden: vaak is goed al voldoende. De 80/20 regel wil in dit soort gevallen vaak helpen: in 20% van de tijd bereik je vaak al 80% van het resultaat. Doorzwoegen kost daarna onevenredig veel tijd en levert nauwelijks kwaliteitswinst meer op. Twijfel je nog? Vraag een collega om zijn of haar mening: een frisse blik vertelt je waarschijnlijk dat het werk eigenlijk al af is.
  5. Houd je brein leeg. Het is natuurlijk heerlijk als je veel dingen kan onthouden, maar onbewust kost dat je brein veel energie. Energie die je beter kan steken in je taken afwerken. Hou daarom een to-do lijst bij en schrijf creatieve ideeën gelijk op.