Procesoptimalisatie: is jouw organisatieproces zo traag als een schildpad?

Komt jouw organisatie als winnaar uit de bus als het gaat om trage processen? Of merk je als manager dat je teamleden never de nooit hun deadline halen? ‘Kan het nog trager’, denk je dan wel eens. Dat kan behoorlijk veel frustratie opleveren.

Procesoptimalisatie, een woord waar menig medewerker de nekharen van overeind gaat staan.

Medewerkers associëren dit meestal met: komen namelijk vaak deze associaties naar boven drijven:

• niet meer gezellig koffieleuten
• (nog) harder werken
• direct to the point in vergaderingen
• Kortom: Meer werken en stresss….

Maar het tegenovergestelde is waar.

Als je het goed doet, blijft er door procesoptimalisatie juist tijd over voor koffieleuten en is er minder stress. Goed nieuws toch?

Verander deze angst over procesoptimalisatie in mogelijkheden.

Procesoptimalisatie moeten organisaties inzetten op de processen waar niemand op zit te wachten. De niet creatieve en onmenselijk saaie activiteiten waar onze breinen eerder dood dan ‘aan’ van gaan.

Wat als medewerkers juist meer tijd mogen besteden aan koffieleuten en minder hard hoeven te werken door beter gestroomlijnde processen? Want meestal komen uit die koffieleut momenten met collega’s de beste ideeën voor het bedrijf bovendrijven.

Maak de medewerkers bewust van de mogelijkheden die er ontstaan bij procesoptimalisatie. Help hen om over hun angst heen te komen. Hoe je dat doet?

‘Crack them open’ over hun meest vervelende en saaiste taken

Wat je nodig hebt voor procesoptimalisatie is dat medewerkers zich open durven op te stellen. Dat ze vertellen welke taken ze eigenlijk ‘super boring’ vinden. Dat ze het doen maar meer geen energie van krijgen. En natuurlijk van welke taken ze juist meer energie krijgen en opleven. Zo kun je gaan identificeren wie het beste past op welke taak. En hoe je vanuit natuurlijke krachten van de personen een eerste slag kunt slaan in procesoptimalisatie.

Als de persoonlijke krachten in kaart zijn gezet, dan is het tijd om te kijken waar deze in de processen passen en waar nog gaten vallen in het proces. En hoe die kunnen worden opgevangen door het team.

Van trage schildpad naar lean machine – procesoptimalisatie

Om open te staan voor nieuwe mogelijkheden, zul je moeten beginnen met het loslaten van ‘oude patronen’ om je daarna te kunnen focussen op het doel waar je heen wilt en de uitdagingen en kansen aan te gaan. Je krijgt niet al je medewerkers zomaar mee om hun oude vertrouwde routines en werkwijze los te laten. Gelukkig hebben wij daar een oplossing voor bedacht.

Loslaten en bereidheid tot verandering

In de luchtige en humoristische Jongleertraining worden onderwerpen als loslaten, bereidheid om (nieuwe) uitdagingen aan te gaan en flexibiliteit, voelbaar en inzichtelijk gemaakt door middel van de metafoor van het jongleren.

De training is ook zeer geschikt om te combineren met een korte reflectie waardoor er inzicht wordt gegeven in de successen die zijn behaald, uitdagingen/kansen die er liggen en wat men nodig heeft in de samenwerking om deze uitdagingen/kansen aan te pakken. Uiteraard is dit een van de vele mogelijkheden en wordt de insteek van de reflectie in de voorbereiding doorgenomen en aangepast aan jullie wensen.

Een stapje verder in procesoptimalisatie, ga voor strategie

Nu heb je de persoonlijke doelen inzichtelijk. Wil je nog een stapje verder gaan? Speel dan aansluitend het Strategisch Communicatie Spel met je team. Dit actieve spel, gaat over onderwerpen zoals communicatie, de implementatie van ideeën, creativiteit, out of the box denken, de omgang met veranderingen en vooral proces optimalisatie! Het spel laat eventuele knelpunten in de samenwerking boven tafel komen en laat de deelnemers de flow van een efficiënte samenwerking ervaren.

De kunst van het loslaten

En wil je het helemaal afmaken, begin de sessie dan ook met de energieke en interactieve Jongleershow De Kunst van het Loslaten. Hierin stellen wij op luchtige, humoristische wijze thema’s zoals los durven laten, flexibiliteit, vertrouwen en samenwerking aan de orde. Een ‘serieuze’ spreker op het gebied van verandermanagement vertelt op cabareteske wijze over veranderingen in de wereld en maakt hierbij de link naar de veranderingen binnen jullie organisatie.

Deze show zet in één keer jullie thema neer met jullie thema, positieve punten en ook de kritische noot die er wellicht leeft.

Na dit dagdeel vullend programma zul je merken dat je medewerkers meer openstaan om:

mee te denken over welke processen sneller kunnen en
nieuwe manieren van werken te integreren in hun dagelijkse patroon.

Help! We hebben tijd over!

Niet alleen bespaart je bedrijf tijd en geld, maar je krijgt blije medewerkers en minder uitval. Men kan juist gaan koffieleuten. De meest briljante ideeën komen nu eenmaal voort uit de momenten waarop gemijmerd wordt.

En vergeet niet: neem AL je medewerkers mee bij het optimaliseren van processen voor maximaal succes! Dus van de directeur en de CEO tot de secretaresse en de office manager.

Heb je vragen over onze workshops en interactieve Jongleershow De Kunst van het Loslaten, schroom dan niet om contact op te nemen. Wij vertellen je graag hoe we je medewerkers klaar kunnen stomen voor procesoptimalisatie.