Integraal werken
Hoe krijg je teams écht over afdelingen heen aan het samenwerken?
Stel je voor. De gemeente breekt een straat open om werkzaamheden uit te voeren.
Een half jaar later wordt precies diezelfde straat opnieuw opengebroken. Dit keer door een andere afdeling.
En daarna blijkt dat de inrichting volgens wijkbeheer eigenlijk helemaal niet handig is.
Iedere afdeling heeft zijn eigen werk goed gedaan. Maar samen had het een stuk slimmer gekund.
Dit is precies waarom steeds meer organisaties integraal willen werken. Niet alleen kijken naar je eigen taken en verantwoordelijkheden, maar naar het gezamenlijke resultaat.
Alleen: een nieuwe organisatiestructuur betekent nog niet automatisch dat mensen ook anders gaan samenwerken.
Wat is integraal werken?
Bij integraal werken kijken verschillende afdelingen en disciplines samen naar een vraagstuk. Ze stemmen hun werkzaamheden op elkaar af en nemen verantwoordelijkheid voor een gezamenlijk doel.
Dat betekent niet dat iedereen hetzelfde moet denken.
Juist niet.
De ene afdeling wil snelheid, de andere kwaliteit. Finance kijkt anders naar een beslissing dan Marketing en IT ziet risico’s die anderen misschien niet zien.
Die verschillende perspectieven heb je nodig.
Het wordt pas lastig wanneer iedereen vooral aan zijn eigen stukje blijft trekken.
Waarom integraal werken in teams vaak vastloopt
Je kunt multidisciplinaire teams samenstellen, rollen opnieuw verdelen en nieuwe overlegstructuren invoeren.
Maar daarmee verandert het gedrag van mensen niet automatisch.
In de praktijk ontstaan bijvoorbeeld deze problemen:
- Eilandjescultuur: afdelingen blijven vooral hun eigen werk doen en zoeken elkaar pas op als dat noodzakelijk is.
- Hiërarchie: op papier werkt iedereen gelijkwaardig samen, maar in de praktijk bepalen functies en posities nog steeds wie invloed heeft.
- Vastgelopen communicatie: irritaties worden niet uitgesproken of er wordt vooral óver andere afdelingen gepraat.
- Spanning en weerstand: medewerkers zijn trots op hun bestaande werkwijze en zien niet altijd waarom die moet veranderen.
- Onvoldoende zicht op kwaliteiten: we kennen elkaars functie, maar weten nauwelijks welke andere kwaliteiten collega’s meebrengen.
En juist daarom kan het helpen om medewerkers eens buiten hun normale werksituatie te laten samenwerken.
Van drie afzonderlijke teams naar één geheel
Bij een gemeente in Noord-Holland stond precies deze uitdaging centraal.
Binnen het domein Leefomgeving was een nieuwe structuur ingevoerd, met drie teams: Beleid & Advies, Programma en Projecten en Stadsbeheer.
Ruim 200 medewerkers moesten op een nieuwe manier gaan samenwerken. Niet langer ieder vanuit de eigen afdeling, maar met meer aandacht voor de hele keten.
Dat is best een verandering. Zeker wanneer mensen trots zijn op hun bestaande werkprocessen.
Daarom organiseerde de gemeente op 1 oktober een gezamenlijke startbijeenkomst. More Balls Than Most verzorgde een middagprogramma met drie activiteiten die aansloten bij de nieuwe manier van werken.
1. De Jongleershow: veranderen betekent ook loslaten
Na de opening door de domeindirecteur begonnen we met de interactieve jongleershow De Kunst van het Loslaten.
Omdat verandering meer vraagt dan nieuwe processen alleen. Het vraagt om vertrouwen, flexibiliteit en samenwerking. Want hoe blijf je in balans wanneer rollen, processen en samenwerkingen veranderen? En hoe houd je al die ballen tegelijk in de lucht?
Met humor, interactie en jongleren brachten we thema’s als vertrouwen, flexibiliteit, samenwerken en loslaten tot leven. En juist die humor helpt om moeilijke onderwerpen toegankelijk te maken en zorgt voor verbinding tussen mensen.
Zo werd de voorstelling niet alleen een moment van ontspanning, maar ook een inspirerende aftrap van de gezamenlijke reis naar een integrale manier van werken.
2. Het Netwerkspel: eerst elkaar beter leren kennen
Daarna gingen de medewerkers met het Netwerkspel op zoek naar collega’s buiten hun eigen team of afdeling.
Met netwerkkaarten met prikkelende vragen en het uitwisselen van stickers ontstonden op een ongedwongen en speelse manier nieuwe ontmoetingen. Collega’s raakten met elkaar in gesprek, ontdekten overeenkomsten en legden nieuwe contacten.
Want integraal samenwerken begint met elkaar kennen. Als je weet wie er achter die andere functie of afdeling zit, wordt de stap naar samenwerking een stuk kleiner.
3. Het Puzzelspel: jouw stukje is niet genoeg
Als afsluiting gingen de medewerkers in groepen aan de slag met vragen, breinbrekers en een gezamenlijke puzzelopdracht.
Aanvankelijk leek ieder groepje zijn eigen opdracht te hebben. Maar al snel werd duidelijk dat het eindresultaat alleen kon slagen als de groepen informatie deelden en samenwerkten.
En precies dat was dé boodschap van de middag.
Je kunt jouw deel van het werk perfect uitvoeren. Maar als het niet aansluit op wat de andere teams doen, bereik je samen nog steeds niet het beste resultaat.
Natuurlijk verandert een organisatie niet in één middag. Maar je kunt medewerkers wel laten ervaren waarom die verandering nodig is. Zo ontstaat er begrip, betrokkenheid en beweging.
Trek aan één draad en ergens anders gebeurt iets
Een ander mooi voorbeeld is onze WolAct, waarmee we onlangs een event van de Provincie Zuid-Holland afsloten.
Het thema van die dag was verbinding, netwerken en samenwerking.
Tijdens de WolAct ontstaat tussen alle deelnemers letterlijk een netwerk van draden.
Iedereen houdt een stukje vast.
Trek aan één draad en ergens anders in het netwerk gebeurt iets.
Eigenlijk is dat een prachtige vertaling van integraal werken.
Want ook binnen een organisatie heeft wat jij doet invloed op anderen. Je verandert een proces of schuift een deadline op. Voor jouw afdeling misschien heel logisch, maar wat betekent dat verderop in het netwerk?
Sabrina, een van de deelnemers, gaf de activiteit achteraf een 10:
“Een waardevolle, actieve en ludieke act die ons event perfect afsloot!”
Volgens haar deden de bezoekers enthousiast mee en zorgde de activiteit voor genoeg stof tot nadenken.
En dat is precies wat we willen bereiken. Niet alleen vertellen hoe mensen moeten samenwerken, maar het ze laten ervaren.
Welke activiteit past bij het probleem in jullie samenwerking?
Niet ieder team loopt tegen dezelfde problemen aan. Daarom vraagt betere samenwerking ook niet altijd om dezelfde aanpak.
Bij een eilandjescultuur → samen Bruggen Bouwen.
Tijdens de workshop Bruggen Bouwen bouwen verschillende teams ieder een deel van een brug. De uitdaging? Alle delen moeten uiteindelijk op elkaar aansluiten. Dat lukt alleen als de teams overleggen, informatie uitwisselen en verder kijken dan hun eigen opdracht.
Een mooie manier om te ervaren dat je als afdeling nog zo goed kunt presteren, maar dat het gezamenlijke resultaat pas ontstaat als je echt samenwerkt. Zo maak je het belang van het doorbreken van eilandjes zichtbaar.
Bij weerstand tegen verandering → De Kunst van het Loslaten.
Tijdens deze interactieve Jongleershow ontdekken medewerkers op een humoristische manier hoe lastig het kan zijn om vertrouwde werkwijzen los te laten. En waarom vertrouwen en flexibiliteit belangrijk zijn als je samen iets wilt veranderen.
Bij afdelingen die vooral hun eigen doelen nastreven → het Puzzelspel.
Eerst lijkt ieder team zijn eigen opdracht te hebben. Maar het gezamenlijke resultaat blijkt alleen haalbaar door informatie te delen en samen te werken. Een praktische manier om te ervaren waarom integraal werken meer vraagt dan je eigen taken goed uitvoeren.
Bij vastgelopen communicatie → Theater als Spiegel.
Iedereen zegt dat het ‘prima’ gaat, terwijl irritaties worden weggegrapt, mensen fouten stilletjes oplossen en collega’s elkaar nauwelijks aanspreken.
Met Theater als Spiegel wordt dat gedrag herkenbaar zichtbaar, zonder dat collega’s elkaar rechtstreeks hoeven te beschuldigen.
Bij spanning tussen teams → de workshop Werkplezier.
Als de sfeer gespannen is, hoeft de eerste stap niet altijd een zware teamsessie te zijn. Samen lachen kan de spanning verminderen en ruimte maken om anders op elkaar te reageren.
Bij onvoldoende zicht op elkaars kwaliteiten en expertise → het Netwerkspel.
Je kent je collega’s misschien van naam of functie, maar weet je ook waar ze goed in zijn, wat hen motiveert en welke ervaring ze meebrengen?
Tijdens het Netwerkspel gaan medewerkers met prikkelende vragen op zoek naar collega’s buiten hun vertrouwde kring. Ze ontdekken meer over elkaars interesses, ervaringen en kwaliteiten en leggen op een laagdrempelige manier nieuwe contacten.
Zo leren medewerkers elkaar beter kennen, ook buiten de eigen afdeling. En wordt het makkelijker om elkaar op te zoeken wanneer je elkaars kennis of kwaliteiten nodig hebt.
Integraal samenwerken begint niet bij nóg een overleg
Als integraal werken niet goed van de grond komt, is de reflex al snel om iets aan de structuur te veranderen.
Nieuwe werkafspraken. Een extra overleg. Rollen opnieuw vastleggen.
Soms is dat nodig.
Maar als de structuur er al is en de samenwerking achterblijft, is het minstens zo belangrijk om te kijken naar wat er tussen mensen gebeurt.
Want pas als je weet waarom de samenwerking vastloopt, kun je bepalen wat een team nodig heeft.
Bij More Balls Than Most helpen we organisaties om die patronen op een actieve, verrassende en vaak humoristische manier zichtbaar te maken.
Niet door medewerkers nóg langer over samenwerking te laten praten.
Maar door ze samen iets te laten ervaren.
Wil je integraal werken binnen jouw organisatie een vliegende start geven? We denken graag mee over een activiteit of programma dat aansluit op de uitdagingen van jullie teams.
